今さら聞けない…上司へにメールする宛名や件名の丁寧な書き方
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今はメールはサラリーマン・ビジネスマンにとって欠かせないビジネスツールとなっています。

メールで社内や社外の人と綿密な打ち合わせをしたり、重要な資料を送ることも日常茶飯事…
けれどもビジネスのメールはいつも友達や彼女にLINEするような文面ではいけません。
ビジネスはビジネス用のメールの書き方があるからです。

実はこの点を疎かにしているサラリーマン・ビジネスマンも少なくないのです。
そこで今回は今さら聞けない上司へにメールする宛名や件名の丁寧な書き方についてご紹介しましょう。


上司にメール送る方法「宛名」


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上司に対して送るメールで宛名の書き方としては、「様」か「さん」もしくは「役職名」を使うのがベターです。
例えば、「〇〇様」や「〇〇さん」、「〇〇部長」と言った感じです。

普段、上司をどのように呼んでいるのかを考え、その通りに表記すれば良いのですが、極端にフランクな関係性の環境である場合には少し注意する必要があります。

また、敬称としては「殿」と言う表現を使う事も可能です。
「殿」は名前ではなく「役職名」に対して用いるもので、「〇〇部部長殿」と言った感じで使います。

しかし、最近では「目上の者が目下に対して使う表現」と言う認識が広まって来ているため、中には不快に感じてしまう人も居ます。
厳密に言えば使用可能な表現であるのですが、誤解を避ける意味で宛名としては使用しない方が無難でしょう。

送り先が複数名の場合、人数が少なければ連名で表記して問題ありません。
役職順に降順で記入するという事を意識しておけば良いでしょう。
人数が多い場合には「各位」と表記する方法もあります。




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上司にメール送る方法「件名」


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上司に送るメールでは件名の書き方にも注意が必要です。
せっかく宛名が適切に表記できていたとしても、件名が不十分では評価が下がってしまう原因にもなる可能性があります。

メールの件名として適切な内容とは、「いつ」、「何の」、「誰が」作成したものであるのかを簡潔明瞭に記載すると良いでしょう。
また、場合によっては「重要性」についても表記しておくと、受け取った側も対応しやすくなります。

例えば、「〇〇日、戦略プレゼンテーションの資料(作成者)」と言った感じの内容にすると、いつの会議(プレゼン)で使う資料なのかと言ったことが簡単に理解できます。
また、時間的・内容的に緊急性がある場合や、重要性が高い内容である場合には「【至急ご確認依頼】〇〇日、戦略プレゼンテーションの資料(作成者)」などと表記しておくと分かりやすくなります。

送信者が特定出来る場合には作成者を明記する必要はありませんが、送信者と表記名が一致しない場合もあり得るので表記しておいた方が無難です。




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上司にメール送る方法「言葉遣い」


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上司に対する言葉遣いとしては、「丁寧語」を意識すれば十分と言えます。
極端な謙譲語などは読み手に取って不快に感じる可能性もありますし、内部的な文章で極端すぎる敬語はあまり必要ではありません。

新入社員が社長に対して送るメールと言った場合には必要以上に丁寧な表現を用いても良いかもしれませんが、「適度・適切」な対応が出来るかどうかは社会人としての資質を問われる部分でもあります。

いくつか注意点を紹介すると、「感謝の言葉、労いの言葉」についてはよくよく注意する必要があります。
例えば「ご苦労様でした」と言う表現は目上の者から目下の者へ使う表現とされています。

この場合、目下の者は「お疲れ様で(ございま)した」と言った表現を用いるのがビジネスマナーと言われます。

また、上司に対して「褒める表現」は使用しない方が賢明です。
「さすが」、「感心しました」、「素晴らしい」など聞こえは良いかもしれませんが、本来は目上の者が目下の者を評価する時に褒めるのであって、目下から褒めるのは失礼にあたります。

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