ビジネスの世界における「電話のかけ方」と「電話の切り方」
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日頃の仕事であなたはどんな風に電話をかけていますか?
特に社内からの固定電話の場合はどうでしょう…

そこで、ここではビジネスの世界における「電話のかけ方」と「電話の切り方」について、改めて確認していきましょう。


電話をかける基本の4ステップ


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電話でスムーズに話すためには、話す材料を整理し、準備しておくことが欠かせません。
下記の4つの基本ステップで、正確でムダのない会話を心がけましょう。

➀相手の情報を確認する
名刺などで所属部署、肩書、直通電話番号、そして名前をフルネームで確認しましょう。
かけた部署に同姓の人が複数いれば「どちらの鈴木でしょう」と聞き返されることも考えられるからです。

➁メモと筆記具を用意する
自分からかけておいて、相手と話がつながってから、「ちょっと待ってください」と言ってメモを探すのは手際が悪すぎます。

➂言いたい内容を箇条書きに
話すべきことを書き出しておくと漏れがなく、正確な話ができます。
メモを見ながら、初めに「〇〇の件でお電話いたしました」と簡潔に用件を伝えましょう。

➃「笑声」で名乗る
電話は顔が見えないだけに、声の印象がすべてです。
微笑みながら話すイメージで、声を笑顔にしましょう。




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意外と注意すべき「電話の切り方➀」


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電話は顔が見えないものだが、その姿勢や動作は受話器越しに伝わるものです。
特に電話の終わりには人柄が表れます。

「それでは失礼いたします」と終わりのあいさつをしながら電話に向かって頭を下げると、自然に声がやや低く落ち着き、相手に真摯な態度が伝わるものです。
見えないからこそ、相手はその態度を敏感に感じ取るのですね。

そして通話を終えるときは、受話器をガチャンと置かずに、そっと受話器のフックを指で押すと、相手の耳に強い音が届かず、ていねいな感じで切ることができます。
自分が先に切るときはもちろん、相手が先に切った場合でも同じように…
いつでも、誰に対してもそっと切る癖をつけておけば、いざというときに失敗がないのです。




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意外と注意すべき「電話の切り方➁」


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プライベートでも電話を切るタイミングは難しいものです。
ビジネスならなおさらだ。
まず、お互いが対等な関係の場合は、電話をした方から先に切るのが原則です。

しかしビジネスでは相手が目上、格上の場合は、相手を尊重して、自分から先につながりを切るようなことはしません。
自分から電話をかけたとしても、相手が切ったのを確かめてから切ることです。

このときも、フックを指で押して音を立てずに切りましょう。
また、用件を話し終わってもすぐには切らないことです。

本題が終了したら、「それではよろしくお願いします」、「お電話いただきありがとうございました」、「それでは失礼いたします」などと終わりのあいさつを交わすのです。
これは電話終了を確認し合うサインのようなもので、このやりとりの後、一拍おいてそっと切るくらいがちょうど良いのです。

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この記事の著者

mensedgeMEN’S EDGE編集部

MEN’S EDGE(メンズエッジ)は、「仕事や恋愛で他人と少しでも“差(エッジ)”をつけたい!」と考えるビジネスマンを全力で応援するメディアです。

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