あなたは「ビジネスメール」を上手く使いこなせていますか?
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ビジネス上ではメールは1日に1通ぐらいしか送らない、という人から、1日に何通も送る必要がある、という人もいるでしょう。
メールを何通も送っている人は、メール作成にかなり自信があるかもしれません。

しかし、丁寧に書いていたとしても、メールを受け取った相手が顔をしかめるような長文になっていませんか?
慣れているあまり、同じような言い回しばかり使ってしまい、全く気持ちのこもっていないメールになっていませんか?
それではメールの極意について、お話を進めていきましょう。




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メールを上手く使いこなせていますか?


メールがお得意の人は、ついつい長文になってしまうようですが、ビジネスは時間との勝負です。
ビジネス文書は「短く簡潔に」が鉄則であり、それはメールにもいえることです。

文章の量は相手のメールに合わせることも大切です。
相手が5行で用件を伝えてきたら、あなたもできるだけ同じくらいのボリュームで返信します。
また相手が恐ろしく長文でも、無愛想にならない程度に短めにしたメールを返信すれば、たいていの人は短くなります。

パソコンには手間を省くための機能が満載です。
たとえば「いつも」と打つだけで「いつもお世話になっております」などと、ビジネス文書の言い回しが自動的に出てくるが、便利に使いすぎて形式的なメールにならないよう気をつけましょう。

別の人に送信ずみのメールを、コピー&ペーストして使うときも要注意です。
「◯◯様におかれましては・・・・」と別の人の名前が残ったまま送信し、手抜きをした感じが相手を不愉快にさせることも起こる可能性があります。

また、末尾の署名はさりげない見せどころです。

「当社イチ押しの新製品、◯◯が登場!」「創業100年を迎えてさらなる前進を目指します」などの企業メッセージが、メール末尾の署名部分に入っていることがあります。
「☆。*☆」など記号を使ってきれいな飾り罫(けい)を作っている人もいます。

これらはやりすぎなければ、相手に迷惑をかけるものではなく、充分に商品や自分を印象づけるものとなります。
没個性になりがちなメールにオリジナリティを添えることも、今どき有効なアピール方法の一つです。

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