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毎日のように送るメール…
決してあってはいけないのですが、時には間違えて誤送信することも。
この誤送信の対応が実は意外と面倒なのです。
どこの誰にどんな誤送信をしてしまったのか？…
一軒一軒チェックしなければいけないケースもあるからです。
そこでエッジの効いたビジネスマン必見…
メールの誤送信を防ぐ方法とお詫びの書き方について
メールの誤送信を防ぐ方法その１
メールの誤送信を防ぐ方法としてまず挙げられるのは、ハードウェアを使い分けることです。
最近はタブレットやスマートフォンを業務に活用することが多くなり、会社から支給されることも増えています。
そういったハードウェアをメールの相手先別に大まかに分け、誤送信を防ぐのです。
まず、同僚や上司など誤送信をしてしまっても影響が少ない相手にはタブレットから送信します。
タブレットは画面が小さく操作や確認が難しいですが、同僚や上司ならその場で謝れば済むことです。
大事な取引先へ送信する場合は、確実に誤送信を防ぐためにパソコンからメールを送ります。
パソコンであれば宛先の確認が容易で、さらに腰を据えて文章を打てるため誤送信の可能性をおおきく減らせるのです。
そして、業務とは関係が無い友人間のやりとりにはスマートフォンを使うようにして相手によってハードウェアを変えれば、誤送信はほぼ無くなるはずです。
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メールの誤送信を防ぐ方法その２
ソフトウェアの設定を行うこともメールの誤送信を防ぐ方法のひとつです。
社内から外部に送信されるメールにフィルタリングを行い、送信先を確認する機能を利用したり、送信ボタンを押した後にポップアップで宛先や受信者名などが表示されるアプリを利用するのです。
特にフィルタリングは有効で、上司の承認が無ければ送信できないという設定にすることも可能なので、送信者と上司の二人によって二重の確認を行い、確実に誤送信を防ぐことが出来るようになります。
また、送信した内容にパスワードを設定しておくテクニックも効果があります。
事前にパスワードを受信者に教えておけば、誤送信があったとしても他の人が内容を見ることができなくなります。
特に重要な資料を添付する場合に有効なので、相手の協力も得てセキュリティを向上させる取り組みを実施しましょう。
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メールの誤送信のお詫びの書き方
もし間違えた宛先に送ってしまったら、誤送信をした相手にすぐにメールの誤送信のお詫びをすることが必要です。
個人だけでなく会社の信用にも関わるので、丁寧に謝罪しましょう。
お詫びではまず宛先を間違えたことに対する謝意を伝え、メールそのものを削除してもらえるようにお願いすることが重要です。
お詫びの書き方にテクニックなどは無く、誠意を持って謝罪することが何よりも大切なのです。
また、場合によっては誤送信をビジネスチャンスに繋げることも可能です。
メールの誤送信のお詫び文のなかに「誤送信したメールに記載してあるビジネスを展開している」というメッセージを添えれば、新たな取引先を発掘できる可能性があります。
しかし、相手を間違えると怒りに火を注いでしまうことにもなりかねないので、高等テクニックだと言えます。
基本的には下記のような文例の書き方であれば無難だと思われます。
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△と申します。先程お送りしました下記メールですが、当方の宛先入力の間違いで◇◇様にお送りしてしまいました。
大変申し訳ございません。今後このような事のないよう、重々注意してゆく所存です。
何卒ご容赦いただけますよう重ねてお願い致します。
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