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日夜働くビジネスマンにとって、初対面の方とのコミュニケーションは非常に大切なものです。
特にエッジの効いたビジネスマンであれば、初めての相手へビジネスメールを送る際には、「件名」と「書き出し」には気を付けたいものですね。
初めての相手にビジネスメール「件名」
ビジネスメールを差し出す場合、相手の時間をいただいているということを意識しなければなりません。
このため初めての相手に対して差し出す場合は特に、「件名」を見て内容が分かるかが重要です。
最後まで読んでいただかないと何が言いたいのかよく分からない内容だと、相手の時間を大きく取ってしまうことになるため、件名を見て大体の内容が分かるような構成をしなければなりません。
例えば「明日のお打ち合わせについて」というような件名を付けて送信することで、アポイントの内容についての確認であることが読み手に伝わります。
初めての相手の場合は特に、「ご連絡」というような単語ではなく、「先日ご案内させていただきました提案内容についてのご連絡」など具体的な内容が分かるような構成にする必要があります。
単なる「ご連絡です」と急ぎなのかそうでないのかも分からず、優先順位が付けにくくなってしまうため、お会いする前から「面倒な人」だと思われてしまいかねません。
またビジネス交流会など多くの人が集まる場で初めて会い、名刺交換などをしていた間柄であれば、件名に名前を入れるのも一つの手です。
例えば「本日はありがとうございました（株式会社ABC鈴木）」というように入れておくと、名刺交換した大勢の中の一人だと分かってもらうことができます。
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初めての相手にビジネスメール「書き出し」
件名を考えたら書き出していくのですが、ここでもいきなり「こんにちは」といった書き出しですと、相手によっては不快に感じてしまうこともありますし、初対面の相手に送るビジネスメールとしては相応しくありません。
一般的な書き出しとしては「お世話になっております」が多いかと思います。
もちろん、「初めての相手にも“お世話になっております”で良いのか？」と疑問に思われる方もいるかと思います。
しかし、実はこの「お世話になっております」には初めましてという意味だけでなく、例えば「ご覧いただきありがとうございます」というような意味が含まれているとされ、ビジネスメールでも一番無難な書き出しなのです。
手紙ですと拝啓、からはじまり時候のご挨拶をするのが一般的ですが、ビジネスメールの場合時候のご挨拶は省略して短い文面で必要な情報をお伝えすることが重要ですので、冒頭に関しては特に盛り込む内容がない場合や、用件を的確に伝えたい場合は、「お世話になっております」で書き出しても構いません。
また、それでも何となく違和感のある人は打ち合わせや名刺交換などをしているのであれば、「本日は○○ありがとうございました」というように書き出しても良いでしょう。
○○の部分は自社で打ち合わせをしたのであれば「ご足労頂き」などが入り、名刺交換をしたのであれば「お名刺を交換させて頂き」、「ご挨拶させて頂き」というようなTPOに合わせた書き出しが良いでしょう。
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初めての相手にビジネスメール「注意点」
また初めての相手の場合の注意点として、いきなりラフなビジネスメールはNGです。
特に「○○様」と「○○さん」としたり、口語的な文面も避けた方が良いでしょう。
何度かやり取りをしたり、顔を合わせて仲が深まった相手であれば、ラフなメールのやり取りでも構いませんが、それまでは形式に則ったやり取りをすることが大切です。
また細かい点で言えば、相手が同じ業界の方であっても経験や知識が異なるため、いきなり「業界用語を連発」するようにしないことを注意していきましょう。
例えばファッション業界で、黒の場合B（ブラックの頭文字です）と省略するのですが、アウターBを100セットでよろしいですかといきなり聞いてしまうと、相手によっては黒ではなくBタイプのアウターというように解釈してしまうことがあります。
お互いに誤解したまま作業を進めてしまうと、後で発注ミスなどの大問題に発展してしまうことがあります。
このため、初めての相手に送るビジネスメールの内容は、「黒いアウター100セットでお間違いないでしょうか」のような業界の人でなくても分かる表現にしておいたほうがよろしいでしょう。
慣れてきてから業界用語を取り入れるようにしていくのは構いませんが、はじめの何回かはまずは一般的に分かる内容で書くのがよろしいでしょう。
ビジネスメールは簡潔に書く事も重要ですが、文面で互いの意見や考えをやり取りするツールですので、用件が確実に伝わるような表現で書く事も重要なのです。
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