上司に報告する際に、自分の話したいことをダラダラと長く話し、最終的に上司から「で？結局何が言いたいの？」と言われてしまった経験はありませんか？
友達との会話ではそれが許されますが、ビジネス上では、なんて仕事のできないやつなんだ、と思われかねません。
報告は相手の立場に立って、話すことが大切です。
では相手の立場に立つとは、どのような事に気をつければ良いのでしょうか。
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上司への報告は簡潔かつ正確に！
おしゃべりとビジネス会話は違います。
「今日、私A社に行ってきて・・・・、あ、なんかそのとき受付の人が感じ悪かったんですけどぉー、まあちゃんとアポも入れていたのでぇ、Bさんにはお目にかかることはできまして・・・・。いちおうパンフレットとか持っていってみたんですよね・・・・」などと、どうでもいいことからだらだら話していては、何が言いたいのかと、相手をイライラさせることになります。
忙しい相手に聞いてもらうには、まずは結論。
そのためには話す前に要点を整理しておくことです。
長い話は聞きづらいものだが、それは「いつこの話が終わるのか？」という見通しがつかないからです。
「◯◯の件でA社に行ってきました。担当者のBさんに商品をご案内しましたら、金額など詳しい話を聞かせてほしいとのことでした。見積書を作って、明日、再度訪問したいと思います」など、何の報告なのか、どんな判断を仰いでいるのかを明確にすることです。
報告が1つではないときは、「報告が3つございます」というように、数を前置きすれば聞いてもらいやすいです。
報告事項の数が多ければ、箇条書きにしたメモを見ながら話すとよいでしょう。
自分も混乱せずに伝えられ、相手が必要ならそのメモを渡せば漏れがありません。
報告の際は、できるだけ「それでえー」、「だから～」などの接続詞を避けます。
歯切れよく「◯◯です」などと「。」で一文一文を短く区切って話しましょう。
相手に「で？」と言われないためには、最初に結論。
それに対する要点、自分なりの考えをまとめて、簡潔かつ正確に報告しましょう。
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