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昨今のビジネスの世界でメールを使わないという方が難しいくらい、メールは欠かせないビジネスツールです。
そのためメール一つで相手に良い印象を与えることもあれば、逆に悪い印象を与えてしまうことも…
そこで、いつも使っているメールだからこそ、しっかりとここで「ビジネスメールの作法」を学んでおきましょう。
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メールの基本作法
株式会社○○ △△部xx課 マネージングディレクター A様
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
このように何度もメールをやりとりしているのに、長々と型どおりのあいさつを書かれることは、よそよそしく他人行儀な印象をもってしま
うもの…
実は３度くらいやりとりをしていれば、
「いつもお世話になっております。さてこのたびの□□の件ですが」
といったようにシンプルなメールの書き出し十分なのです。
また、メールは相手の状況が見えないツールです。
一方的に送りつけたものに「明日までに返信ください」と差し迫った期日を指定するのは失礼にあたります。
「即返信するのが当然」という前提は自分の都合…
相手は出張中かもしれないし、たまたま休みかもしれないからです。
時間に余裕がないなら一本電話を入れて、急ぎであることを断ってからメールを送るようにしましょう。
ただ、お互いに締め切りがあるとすでにわかっている場合はメールで「○日までに」もOKです。
さらに、引用にも注意が必要です。
「○日にはお目にかかれることを楽しみにしております。」
はい。よろしくお願いします。
「季節の変わり目、00さんくれぐれもご自愛くださいね。」
そちらもお元気で。
１つ１つ相手の言ったことに答えようとするあまり、相手の文章を引用しすぎるのは律儀を通り越して無作法になってしまいます。
引用は事務的な用件に対してのみにとどめておきましょう。
またメールのやりとりが続くと、タイトルに「Re: Re: ……」が続くことがあります。
重なると読みにくく、何の話題かわかりにくくなってしまうのでスパッと新しいタイトルに変えてしまいましょう。
返信に以前の文面がだらだらと続いているのもムダに容量を増やすだけです。
相手にも送信ずみメールは残っているのだから、削除してすっきり読みやすくすることが大切です。
短くシンプルなメールには、相手もパッとすぐに答えやすいものなのです。
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メールの極意
メールがお得意の人は、ついつい長文になってしまうようですが、ビジネスは時間との勝負…
ビジネス文書は「短く簡潔に」が鉄則であり、それはメールにもいえることです。
文章の量は相手のメールに合わせることも大切…
相手が５行で用件を伝えてきたら、あなたもできるだけ同じくらいのボリュームで返信するようにしましょう。
また相手が恐ろしく長文でも、無愛想にならない程度に短めにしたメールを返信すれば、たいていの人は短くなります。
パソコンには手間を省くための機能が満載です。
たとえば「いつも」と打つだけで「いつもお世話になっております」などと、ビジネス文書の言い回しが自動的に出てきたりしますが、便利に使いすぎて形式的なメールにならないよう気をつけましょう。
別の人に送信ずみのメールを、コピー＆ペースト（コピペ）して使うときも要注意です。
「○○様におかれましては……」と別の人の名前が残ったまま送信し、手抜きをした感じが相手を不愉快にさせることも起こり得ます。
またメール末尾の署名はさりげない見せどころです。
「当社イチ押しの新製品、○○が登場！」、「創業100年を迎えてさらなる前進を目指します」などの企業メッセージが、メール末尾の署名部分に入っていることがあります。
さらには「☆や※」など記号を使ってきれいな飾り罫を作っている人もいる。
これらはやりすぎなければ、相手に迷惑をかけるものではなく、充分に商品や自分を印象づけるものとなります。
没個性になりがちなメールにオリジナリティを添えることも、有効なアピール方法の一つなのです。
エッジの効いたビジネスマンならば、このようなメールの細部も営業ツールとして使えることを覚えておきましょう。
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