仕事の「スケジュール」の立て方…やってはいけない3つのポイント

デキるビジネスマンと言えば、しっかりと将来設計を立て、さらに日々のスケジュールもしっかりと組んでいる…
まさに隙のない仕事の「スケジュール」の立て方をしている人だとも言えます。

一方でデキない人というのは、仕事の「スケジュール」を立てていない…
もしくはスケジュールを立てても上手くいかない人のことです。

そこで仕事の「スケジュール」の立て方において、デキるビジネスマンなら絶対ないやってはいけない3つのポイントをご紹介しましょう。


POINT1:スケジュールを詰め込まない


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仕事はどんなにきちんと段取りを組んでも、予定通りに進まないことの方が多いものです。
だから仕事をするときは、ある程度の「遊び」も必要です。

手帳を開くとアポがびっしり…
というタイプには、「遊び」が全くありません。
仕事がいつも押せ押せになってしまいストレスもたまってしまいます。

この遊びのことを「バッファー」と言い、クレームやアクシデント、さらにはふいの来客やトラブルといった予期せぬ出来事のために発生するロスタイムを吸収する緩衝時間のことです。
これの時間を設けるか、それとも設けないかで実は仕事の成果で大きな違いが生まれることがあるのです。

バッファーがあれば、時々考える時間を持てます。
すると、仕事のチェックができるようになります。
このままで良いのか?、どこか修正すべき点はないのか?と考えることができるのです。
これが良い仕事を生みます。

そのため分刻みの仕事よりも、スケジュールは余裕をもって全て1時間単位で設定するようにしましょう。
何も予定のない空白の時間ができても良いのです。
その時間に今までの仕事を見直したり、新たな発見につながったりするのです。




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POINT2:先送りにしない


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時間の主人になるか、それとも時間の奴隷になるか…
デキるビジネスマンならば時間の主人になるべきでしょう。
ところがほとんどの人は時間の奴隷になってしまっているのです。

仕事(=時間)に追いかけられて、デッドラインぎりぎりまで綱渡り状態で仕事をしている人が多いからです。
これではデキるビジネスマンとは言えません。
デキるビジネスマンであれば仕事(=時間)を先取りしなければいけないからです。

では、なぜ多くの人が時間に追いかけられることになるのか?と言えば、締め切りや納期までに「余裕」がないからです。
余裕があれば先取りする時間だって生まれますし、全てはこの点に起因するのです。

それでは余裕を作るにはどうすれば良いのか?…
答えは簡単で締め切り、納期までに時間を多めに取ることです。

例えば10日間あれば何とかなりそうだという仕事ならば、12日と上司に答えて12日間でスケジュールを組むのです。
もちろん、この仕事を10日で終わらせて2日間休むのではなく、2日分の余裕を12日間で分けるようにしましょう。
すると1日に1時間くらいは余裕が生まれます。

この余った1時間を利用して、第二の仕事をスタートさせたりするのです。
もちろん、この第二の仕事も20%ほど余裕をもって組んでおきましょう。
そうすると仕事をどんどんと先取りして行う余裕が生まれるのです。

ちなみに先取りの反対語は「先送り」です。
今やらずに後回しにする…
こんな仕事をしていたら仕事は押せ押せになってしまい、納期や期限に間に合わなくなるのは必然なのです。




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POINT3:タイミングを外さない


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仕事で重要なことの一つに「タイミングを図る」というものがあります。
やるべきことをやるべき人(チーム)が、やるべきとき(タイミング)にきっちりとやる…
これがスケジュールを立てる上でも大切な鉄則なのです。

また仕事のデキる人は、良い仕事をするために自分のピークをいつもってくるか?…
といったタイミングを図っています。

1日24時間ありますが、人によってバイオリズムが違います。
もし朝が一番ベストというバイオリズムの人であれば、重要な仕事や商談などを午前中に入れるようにしましょう。

逆に「朝はどうも…」というようなタイプの人は、午後から夕刻にかけて集中させれば良いのです。
自分の「コアタイム」を認識し、それをスケジュール管理に活かした立て方をすれば効率的な仕事ができるようになるでしょう。

ちなみに、ここで言う「コアタイム」は多忙な時間ではなく、「仕事のノリがいい」という時間帯のことです。
なぜかアイデアが浮かびやすかったり、仕事がサクサクと進む時間帯のことをいいます。
このコアタイム意識するのとしないのでは、仕事の成果に大きな違いも生まれてきます。

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