顛末書・理由書の書き方を例文から学べ!ビジネスマンの社内文書
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デキるビジネスマンにとって、あまり書きたくはありませんが、ビジネスの場では「顛末書」や「理由書」というものがあります。
何かトラブルや問題が発生した際には、そのことを会社や上司に報告しなければいけません。

不始末やトラブルの再発を防ぐため…
またその原因を解明するためにも「顛末書」や「理由書」は会社にとって、重要書類の一つなのです。




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顛末書の例文と書き方


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さて、まずは納期遅延が発生した際の顛末書の例文をご紹介しましょう。

顛末書

平成〇年〇月〇日

事業部長 △△様

消費管理部 (自分の名前)

平成〇年〇月〇日、株式会社□□産業への商品発送に5日の遅れが生じてしまいました。その件につきまして、ご報告いたします。

1.平成〇年〇月〇日午前〇時、発注を受けた担当者から第4倉庫に商品発送指示の連絡があった。担当者は□□産業に今日中に発送可能と回答。

2.第4倉庫では商品の梱包作業を進め、午後〇時に梱包が完了。だが、発送直前に伝票を見直し、商品の間違いに気づく。

3.急ぎ、梱包のやり直し、宛名ラベルの打ち直し作業を進めた。本来ならば半日で済む分量であったが、別件の発送作業とも重なり、十分な作業員の確保ができなかったため、作業が翌日の〇時までかかってしまった。

4.〇月〇日、□□産業へ商品を納入した際に、商品管理部長■■が同行し、□□産業の営業部長に謝罪した。

【反省点および今後の対策】
基本的に梱包作業はアルバイトに任せています。担当社員が作業に立ち会う場合もありますが、当日は大口の発送依頼が重なり、そちらの対応に追われていました。
このたびの不始末により、会社の信頼を落とし、取引先にはご迷惑をかける結果となりました。
今後、同様の事態を起こさないため、伝票と商品との照合・確認を徹底させ、また担当社員が梱包作業に立ち会うことを義務付けました。

以上

顛末書や理由書は、始末書とは異なり懲罰的な意味合いはありませんが、反省の気持ちを表すことは大切です。
真摯な態度で再発防止の対策を考えるようにしましょう。
そしてミスの起きた経緯だけでなく、どのような問題点があったかを説明し、今後は同様の事故を起こさないために、どういった対策を取るかを明記することも忘れないようにします。

さて、続いては部下が交通事故を起こしてしまったときの顛末書の例文です。
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顛末書

平成〇年〇月〇日

営業部長 △△様

営業一課長 (自分の名前)

平成〇年〇月〇日に当課■■(部下の名前)が起こした交通事故につきまして、その顛末を下記の通りご報告いたします。

1.事故発生日時および場所
平成〇年〇月〇日 東京都品川区内

2.事故の状況
■■(部下の名前)が社用車を運転中、道路脇に停車してあった一般乗用車に接触。

3.事故の被害
停車中の乗用車には人が乗っていなかったため、人的被害はなかったが、接触した車両の側部を損傷させました。
■■(部下の名前)に怪我はなく、社用車の被害も軽微です。
なお、相手車両の修繕費用は10万円相当と査定され、当社が費用を負担することで示談が成立しております。

4.事故の原因
このたびの事故は、■■(部下の名前)の居眠り運転が原因です。繁忙期のため■■(部下の名前)は連日残業をしており、居眠りの原因として過労が考えられます。

5.今後の対策
事故後、ただちに課員を集め、交通事故に対するミーティングを開きました。今後も定期的にミーティングを開き、交通安全に対する意識を綱に高く持つよう指導してまいります。
また課員の健康についても、業務開始前の聞き取りなどを実施し、体調管理を徹底してまいる所存です。

以上

このようなケースでは被害状況に関しては詳しく記載しましょう。
また被害額がわかる場合には明記し、まだ被害額が明らかになっていないときには、その旨を書くようにしましょう。




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理由書の例文と書き方


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次は理由書の書き方です。
ここでは商品破損の理由書です。

顛末書

平成〇年〇月〇日

管理部長 △△様

商品管理課長 (自分の名前)

平成〇年〇月〇日、当社倉庫で、商品購入の際に発生した破損状況についてご報告いたします。

1.事故発生日時
平成〇年〇月〇日 午後〇時〇分

2.事故状況
トラックから当社倉庫へ商品を搬入していた従業員3名が、倉庫搬入口で作業をしていたフォークリフトと接触。
搬入作業を行っていた従業員は転倒し、商品を床に落としてしまった。

3.被害状況
従業員に怪我はなし。
落下した商品(■■社製グラスセット24ケース)が破損した。

4.事故原因
搬入作業をしていた従業員、またフォークリフトを操縦していた従業員の不注意によるものが一番原因である。また、当日の倉庫の搬入口には、大量の商品が置かれており、見通しが悪くなっていたことも事故原因に挙げられると考える。

【今後の対策】
従業員には、作業中の安全確認の徹底を周知し、搬入口とその近辺に商品を置くことを禁止しました。
また、今後同様の事故を起こさないために、フォークリフトによる搬入口と、手作業による搬入口とを分けるなど、レイアウトの変更を提案しております。

以上

自己の発生状況は簡潔に説明し、半損した商品については正確にその数を記載するようにしましょう。
また状況を改善するため、具体的な提案があればその点も記載します。

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