ビジネスにおける「時間管理マトリクス」で案件の優先順位をつけよ!
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先送りにしがちなタスクが滞留してしまった時…
やるべき案件のしぼり込みに迷った時…
「時間管理マトリクス」は、ビジネス上でとても便利な考え方なのです。




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「時間管理マトリクス」とは?


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「時間管理マトリクス」では、緊急度と重要度の2軸から処理すべき案件の優先順位を決定します。
緊急かどうかと重要かどうかで、案件をマトリクスの4つの領域に振り分けます。

マトリクスの第1の領域は緊急度も重要度も高い領域で、顧客とのトラブル対応や納期直前作業など即時対応が必要なものばかりです。
当然、真っ先に着手すべき領域なのです。

第2の領域は重要度は高いが、緊急度は低い領域です。
中長期計画の作成、人材育成、技術開発などがこの領域にあたります。
企業の将来を左右する重要案件が並びます。

第3の領域は重要度は高く、緊急度は低い領域です。
会社のPCの不調対応や突然の来客への対応などがこの領域にあたります。

第4の領域は緊急度の重要度低い領域で、無駄な時間を指します。
しかしながら意識しないと流れ込みやすい領域でもあります。

この4つの領域で迷うのは、第2の領域と第3の領域の優先順位です。
たいていの人は急かされるままに、緊急度優先しがちですが、ビジネスにおいて重要ではない案件はどうしてもその場限りの対処になるのがほとんどなのです。

その点、重要度の高い第2の領域に対処すると問題の根幹の解決につながります。
結果として、第1の領域のタスクをある程度事前に解決することもできて、時間管理がスムーズになっていくのです。




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「時間管理マトリクス」の例


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第1の領域の重要かつ緊急の案件は真っ先に着手すべきですが、問題は第3の領域の緊急だが重要ではない案件です。
急がされているが、それがビジネス業務や自身にプラスになるか、きちんと判断することが大切です。

第1の領域(問題・課題の領域)
→緊急度が高い・重要度が高い

・締め切りが迫った仕事
・顧客からのクレームへの対応
・突然のトラブル
・重要な設備不良や故障
・災害、事故、病気などへの対応
・その他差し迫った問題

第2の領域(質の高い領域)
→緊急度が低い・重要度が高い

・スタッフやマネージャーの育成
・起業ビジョンの作成と共有
・経済や災害リスクの対策
・社内外のコミュニケーション
・取引先や提携先の選定
・その他の諸問題の洗い出し

第3の領域(見せかけの領域)
→緊急度が高い・重要度が低い

・目的に不明確な人材教育
・アポなしの来客への対応
・重要でない電話やメール
・重要ではない会議や打ち合わせ
・重要ではない差し迫った問題
・効果の期待できない接待

第4の領域(無駄な領域)
→緊急度が低い・重要度が低い

・何もしない移動時間
・何もしない待ち時間
・将来のプラスにならない浪費
・取り止めのない会議や電話

ビジネスにおいて、作業の優先順位は緊急度だけで考えてはいけません。
緊急度は低いが重要度が高い案件には、将来を左右する根本的な問題があるので、この辺りも広い視野をもって効率的に進めていきましょう。

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