トラブルが起きた際に報告すべきポイントはどこなのか？

仕事でトラブルが発生した際…
あなたは普段、どのような報告の仕方をしていますか？

たとえば、自社工場でトラブルが発生したとしましょう。
すぐさま現場に飛んで状況を報告するようにと上司から言い渡されました。

さて、あなたならどのように報告するでしょうか？…
報告は、実際起こった経緯を伝えればいいと思っている人は多いかと思います。

しかし、「トラブルが起きたのは午前12時頃で、ラインが完全にストップしてしまいまして、今も止まっている状態でまったく動く様子がありません。それから…」などと現状を伝えたところで、上司はイライラするばかりでしょう。
なぜなら、上司が知りたい内容がなかなか出てこないからです。

報告に限らず、人に話をするときは見聞きしたことをそのまま話すのではなく、一度内容を組み立ててから話すべきなのです。
ポイントは、「相手が何を聞きたがっているのか？」を考えながら内容に優先順位をつけることです。

この例でいくと、まず最初に上司が聞きたいのはトラブルの原因でしょう。
そして、どんな状況でどのラインが止まったか、現在どういう処置を施しているか、復旧にはどれくらいかかりそうかといった内容になってきます。

相手が聞きたい内容を順番に報告すれば、相手はストレスを感じることもなく、報告してくれた部下に対して話のツボがわかる人間だと評価されるかもしれません。
相手が誰であっても、報告する相手の立場や権限を理解していれば、優先順位はおのずと浮かんでくるはずです。
「何を聞きたがっているのか」ということを念頭において話す内容を組み立てれば良いのです。
仕事以外でもこれを習慣づけておけば、「あの人は話し上手だ」と評価されることでしょう。