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今やスマホを始めとする携帯電話は私たちの生活やビジネスの現場でも欠かせません。
しかしその反面「ケータイリテラシー」です。
そこで電話を「かける」、「受ける」、「使いこなす」の携帯電話のビジネスマナーについて、改めて考えてみましょう。
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ケータイリテラシーの6つのビジネスマナー
名乗ったあとのマナー
携帯電話で応答はしたけれど、ゆっくり話していられない状況は良くあることです。
特に携帯電話にかけた時は、相手が社内にいるのか外出先なのかがわかりません。
こちらからかけた時は、はじめに名乗ったら、いきなり用件に入らずに「ただ今、お時間よろしいでしょうか？」などと尋ねるのがマナーです。
たとえ親しい間柄であっても、この一言は必ず入れるようにしましょう。
便利な機能を活用してマナー厳守
相手からの連絡を待っている場合、着信があっても出られない時があります。
その場合は「留守電」、会議室の固定電話なら出られるという時は「転送」という形をとっておきましょう。
また多少の音がしても構わない時は、マナーモードやバイブレーター機能、音がして困る時はディスプレイ点滅機能を使うなど、その時々に適した設定を選ぶようにしましょう。
訪問・来客・商談の時のマナー
大事な話をしている時に、いきなり携帯電話が鳴り出したら、相手はあまり良い気持ちしないものです。
電源を切るほんの短い時間でも、予期せぬ中断で相手を待たせることは失礼にあたります。
他社を訪問する前、来客の待つ応接室や会議室へ向かう前、大事な話に入る前には留守番電話などの設定を心がけましょう。
留守録の折り返しマナー
携帯電話はかける時も、かかってくる時も、急ぎの要件が多いものです。
社内で離席して戻った時や電源オフにした時は、会議や商談の終了後はなるべく早く着信履歴をチェックしましょう。
留守録にメッセージを残した人には、急用でない場合も折り返し電話をかけるようにしましょう。
声のトーンのマナー
携帯電話のマイクは周囲の騒音をカットするので、普通の声で十分に聞こえます。
しかし相手の声が聞こえにくいと、こちらも大声になりがちになってしまいます。
人ごみの中や夜道で電話を受けたとき、相手が騒音の中でかけている時は、静かで周りの人にも邪魔にならない道路脇などに移動するようにしましょう。
道の真ん中で立ち止まって話を続けるのは、お互いに通話しづらく、周囲にも迷惑がかかってしまいます。
適当な場所が見当たらない場合は、場所を移動する旨を伝えて一旦切り、こちらからかけ直すようにしましょう。
カメラ機能のマナー
外出先での通話では、仕事関係の重要事項や顧客に関することは、相手が誰でもできるだけ話さないようにします。
どうしても話さなければならない場合は、周囲に人がいないことを確認したうえで、声もできるだけ小さくする配慮が必要です。
また取引先ではもちろん、社内でもむやみにカメラ機能を使うのは考えものです。
たまたま写ったものが、自社や取引先にとっては重要な情報であれば、あらぬ疑いをかけられる恐れがあります。
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ケータイリテラシーと基本原則
会議中は携帯電話に出ないのが基本
会議中や打ち合わせ中は、携帯電話の電源は切るかマナーモードにしておき、電話に出ないというのが基本中の基本です。
しかし、今ではビジネスツールとして欠かせない携帯電話ですから、緊急時に連絡がつかないというのでは、仕事に支障が生じかねません。
会議中に間違いなく電話がかかってくることがわかっていたら、「緊急の連絡が入るかもしれませんので、その際は失礼致します」と同席する人にあらかじめ断っておくと良いでしょう。
予定外の緊急電話がかかってきた時は、すばやく電話に出て、出席者に一言謝って席を外します。
会議中を中断させてしまうわけですから、用件は簡潔に済ませて急いで席に戻ります。
当然、会議をしている席で話をするのは厳禁です。
携帯番号は個人情報で気軽には教えない
便利なことに携帯電話の画面には発信者が表示されますし、着信履歴も残ります。
かかってきた時、画面んを見て差し支えない相手でしたら、会議が終わってからかけ直すことをおすすめします。
そのため、たとえば上司あてに電話が入りましたが、あいにく外出中であった場合、緊急の要件があるとどんなに強く言われても、上司の携帯番号や出張先を相手に気安く教えてはいけません。
いったん上司に連絡をして、急ぎの電話が入ったことを伝えて指示を仰ぎます。
そして、できれば上司から相手に直接連絡を取ってもらうのがベストでしょう。
急ぎの用件でなければ、上司は外出しているがどうしたら良いのか、相手の意向をうかがうようにします。
相手先から「電話を頂きたい」と言われたら、その旨を上司に伝えます。
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