目次
雑務に追われて全然仕事が間に合わない…
毎日、残業続き…
そんなビジネスマンには正しい時間管理術を学ばなければいけないかもしれません。
本当にデキるビジネスマンというのは、時間厳守で無駄な残業や休日出勤なども一切しないもの…
そこでいつも仕事に追われている人がスグにやるべき時間管理術についてご紹介しておきましょう。
自分で「締め切りを宣言」する
気がつくといつの間にか仕事がたまってしまうもの…
もう少し仕事の効率アップを図りたい…
そういう人は自分で「締め切りを宣言」する作戦が有効的です。
自分の心の中で、締め切りを決めたとしても、守らなけれな意味がありません。
仕事が間に合わなくなると「来客があったから…」、「上司の話が長くて…」などと、つい言い訳をしてしまうのが人の性です。
だからこそ守るためにも、締め切りを宣言してしまうことです。
そうすれば上司や取引先と約束した気持ちになり、誰も自ら明言した約束を破りたくはないもの…
そのプレッシャーが働くことで、何とか間に合わせようと集中力も高まるのです。
また締め切り日を宣言したからと言って、ちょうどその日に終わるようにすすめる必要はありません。
できることなら前倒しを意識することです。
なぜなら他の仕事や急用が入るかもしれないから…
予め予定の変更も計算に入れておきましょう。
着実に仕事の納期を守るために、この前倒しも忘れてはいけません。
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完璧主義よりも「80点主義」
ビジネスは時間との勝負です。
ビジネスマンに最も求められる才能は、効率良く仕事することに他なりません。
つまり限られた時間内にできるだけ質の高い仕事をすることなのです。
完璧を求めるあまり締め切り期日に遅れるようではエッジの効いたビジネスマンではありません。
そのためのキーワードが「80点主義」なのです。
独りよがりの完璧主義をやめ、8割のデキを優先させて期日を守ることです。
肝心なことは今、一番要求されているポイントを把握し、力の入れどころを押さえることにあります。
「ここぞ」というところで力を入れてするのが、本当の仕事です。
たとえば上司から今週中に会議資料を作成するように言われた場合…
あらゆるデータにあたり、関連する情報すべてを盛り込んだ資料を作っても、大きなお世話で終わってしまうでしょう。
その会議に出席する人にとって、どの資料が本当に必要なくては意味はありません。
会議の意図に沿わない部分に労力を費やすのは無駄というもの…
それよりもテーマを絞り、必要なことだけを調べて、要領よくまとめることが重要なのです。
そうすることで早めに提出できれば、上司にチェックを仰ぐこともでき、返って完成度も高めることができるのです。
実は上司の部下に対する仕事の満足度は、その人の仕事の20％によって左右されているという「80対20の法則」というものがあります。
つまりその20％に力を注がなければ意味がないのです。
そのためには上司にポイントを尋ね、または様子から察して、エッセンスを把握することです。
これこそが認められる人の「80点主義」の仕事術なのです。
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スケジュールにも「2割の余裕」
ビジネスマンの中には綿密なスケジュールを組みさえすれば、効率よく仕事ができると思っているようですが、それは大きな間違いです…
自己完結型の仕事でない限り、必ずと言って良いほど予定は崩れると考えておきましょう。
上司からの急な仕事、取引先からのスケジュール変更、さらにトラブル発生など、予想外の仕事が割り込んでくるのが仕事だからです。
そもそもスケジュールは予想外の仕事が割り込むという前提に立って考えておくべきでしょう。
それを踏まえてスケジューリングすることが、不測の事態に対応することを可能にしてくれるのです。
それには、ある程度余裕をもたせてスケジュールを組むことです。
スケジュールに「80点主義」のように「二割程度」の時間をあけておくだけで良いでしょう。
もし予定をぎっしり詰めてしまうと、急な仕事やトラブルが発生しても身動きがとれません…
とは言え、無理矢理に割り込ませれば、あとのスケジュールに大きな影響を与えかねません。
そうなれば精神的にも追い込まれ、トラブルも起こしやすくなるでしょうし、あろの仕事も中途半端になる可能性が高くなります。
これでは予定を立てたにも関わらず、何一つもメリットがないことになるのです。
しかしスケジュールに余裕があれば、多少のトラブルなら慌てることばく対応できます。
また変更があっても、予定内の仕事に影響が及ぶことも少なくなります。
もしトラブルもなく順調に予定がこなせたのなら、その二割は勉強や調べものなど自分時間に使えば良いのです。
もちろん、これは一日の仕事だけでなく、一週間のスパンで見た場合にも同じことがいえます。
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