意外と知らない人が多い…FAXの基本とビジネスマナー

最近のビジネスの世界ではほとんどメールで済んでしまいFAXの利用は減ってきています…
とはいえ、未だに特定の書類はFAXで送付するように決まっている会社や、まだまだFAXが重要なビジネスツールとなっている企業も少なくありません。

そこで今一度、FAXの基本やビジネスマナーに関して抑えておき、いざFAXを使うというときにもしっかりと対応できるようにしておきましょう。

FAX送付状の構成

FAXで何か書類を送るときには、まず１枚目に「送付状」をつけるのがビジネスの世界では基本です。
様々な送付状のフォーマットがありましが、記入すべき項目はそれほど変わりません。

日付、宛名、送信枚数、タイトル（件名）、本文などを空欄にした送付状をあらかじめ用意しておくと良いでしょう。
FAXを送るときに空欄を埋めて使います。

FAX送付状

平成〇年〇月〇日

株式会社△△
企画推進部
■■様
（送信先FAX：□□-□□□□-□□□□）

送信枚数：〇枚（この用紙を含む）

株式会社▽▽
営業部
（自分の名前）
TEL:□□-□□□□-□□□□
FAX:□□-□□□□-□□□□

件名：「モバイルスマホ」お見積状送付のご案内

いつもお世話になっております。
この度は弊社製品「モバイルスマホ」について、ご照会いただきまして、誠にありがとうございました。
お見積書を作成しましたので、お送りいたします。
ご検討の上、ぜひご用命賜りますようお願い申し上げます。

記
添付書類：お見積書　一通

以上

FAX送付状の基本構成

用紙のタイトル
この他に「FAX送付案内状」や「FAX送付状」、「書類送付のご案内」などと書いても構いません。

日付
先方がすぐにFAXで送った書類に目を通すとは限りません。
必ず書類を送信した日の日付を記入しておきましょう。

宛名
先方の会社名、部署名、役職（肩書）、氏名を書きます。
送信間違いなどがあったときのために、FAX番号が記入してあると便利です。

送信枚数
先方に届いた枚数をチェックしてもらうためにも、送信枚数は必ず記入しましょう。
送付状に書いた枚数と、実際に届いた枚数とが異なる場合には、先方から問い合わせがくるはずです。

発信者名
書類の発信者の会社名、部署名、氏名などを書きます。
送信間違いなどがあったときのために、電話番号、FAX番号も記入してあると便利です。

タイトル（件名）
何の用件かが一目でわかるように「～について」、「～のご案内」など具体的なタイトルをつけます。

本文
頭語や時候の挨拶などを含めた長い挨拶は不要です。
「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れます。
用件はメールの場合と同様に、簡潔でわかりやすくまとめることが大切です。
必要なことだけをシンプルに伝えるよう心がけましょう。

別記
別紙の書類について内容と枚数を記入します。
別紙がなく、送付状に用件を書いて済ますときは、本文に書くと紛れてしまいそうな日時や場所、数量などの内容を箇条書きにします。

FAXの大切なビジネスマナー

送付状は必ずつける
実際には書類だけで良いのに送付状をつけるのは、送るこちら側にとっても、受け取る先方にとっても、神の無駄遣いと思えるかもしれません。
あらかじめ電話などで、先方から了解を得ている場合は送付状をつけずに書類の隅の空いたスペースに宛名や発信者名を買いて送っても良いでしょう。
しかし、それ以外はきちんと送付状をつけるようにしましょう。
書類は持参して手渡しするのが一番丁寧な方法です。
それをFAXという簡略な方法で済ますのですから、せめて送付状をつけることで、丁寧な対応を印象づけましょう。

一気に大量の枚数を送らない
大量の枚数をFAXで送れば、先方でも当然それだけの用紙を使うことになります。
一度に１０枚を超えるような枚数を送るときは、電話などあらかじめ先方の了解を得てからにしましょう。

FAX番号の確認を忘れない
送信ボタンを押す前に、FAX番号が合っているか（番号登録している場合も宛先に間違いないか）必ず確認するようにします。
送信間違いがあった場合、本来送るべき相手はもちろんのこと、間違って送られた相手にも迷惑がかかります。
慎重に送信しましょう。

社交・儀礼文書は送らない
祝い状やお礼状をはじめとして社交・儀礼文書は、FAXで送るのには適しません。
とくに目上の人に対しては失礼になります。

プライバシーに関する内容を書かない
先方の会社ではFAXで送られてきた文書を誰が最初の見るかわかりません。
そのためプライバシーに関わる内容書いて送ることは控えましょう

細かい文字や図はなるべく避ける
機械の性能にもよるとはいえ、FAXで送られてきた文書で細かい文字や図を判別するのは、多少なりともめんどうです。
ビジネスマナーとしては、そうした書類はFAXではなく別の方法で送るべきなのです。