仕事が早い人は「未処理のメール」を絶対に残さない?!
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仕事をする上で、いかに効率よく、なるべくラクにやるかはとても大切なことです。

仕事をするということは大変なことで、汗水たらして苦労すること…と思っている方も多いかもしれません。
もちろん仕事とはそういうものかもしれませんが、それをいかにラクに楽しくやるか…努力とはラクにやるための工夫なのです。

そして仕事ができる人、仕事が早いと言われている人たちは、常に「いかにラクにやるか」を考え、工夫しながら仕事をしています。

仕事をラクにする工夫として…
ここでは、ビジネスには欠かせないメールを例に見ていきたいと思います。




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仕事が早い人が未処理のメールを残さない理由とは?


ビジネスをするにあたって、今やメールは欠かせないツールの一つとなっています。
会わずに簡単に連絡を取り合うことができるので、大変便利なツールではありますが、時にはめんどくさい、と思うことも多いでしょう。

休日明けで会社に行くと、受信トレイを見てうんざり…なんてことも多いのではないでしょうか。

もちろん仕事はメール返信だけではありませんので、早急に返信する必要のあるメール以外は後日に回しがちです。
しかし、メールの受信トレイをその日のうちにすべて処理済みにするのは大変面倒くさいですが、放置すればもっと面倒くさいことになり、余計な仕事が増えます。

要は比較の問題です。
やるかやらないかどっちがラクかといったら、どんなにめんどくさいと感じても、メール処理はその日のうちにやったほうが、絶対的に、明らかにラクです。

絶対的にラクな方法論というものは世の中にそうないので、それが存在する場合には、やらないほうが不条理です。

返信する内容は同じなんだから、後で送っても今送っても同じではないか?…
もしかしたらそう思う方がいるかもしれません。

なぜその日のうちにやった方がラクなのか…
メールは遅れれば遅れるほど、あれこれ書かなくてはなりません。

遅れたことに対するお詫びの言葉や、気分を害さないような説明、これらが必要となってきます。

それがまた億劫(おっくう)な気持ちを誘い、返信を伸ばせば伸ばすほど、返事をしなくてはいけないメールを溜める原因となって悪循環に…
ですので、数行でいいので、速攻で返事をしてしまいましょう。
10日後の返信を数行でしたら失礼ですが、即日ならセーフです。

もっとも、なかには即日に返信できない案件もありますよね。
4、5日置いて考えてから返事をしたほうがいいメールです。

その場合、まずは「一週間くらいして結論をお返事します」と、数行のメールをその日のうちに打ち、「一週間以内に返信」というフォルダにメールを移動させます。
さらに、一週間のうちに忘れてしまわないように、そのフォルダにあるメールを、手書きでメモにしておきます。

この、手書きというのが成功の秘訣です。
メモは毎日つくるので、「◯◯社のAさんに1週間以内に返信」というのが月曜日できなかったら、火曜日も同じことを書くことになります。

2回も3回も書くとなればうんざりして、手をつける気になってくるのです。
これが手書きでないと手間がかからないので、「やらなかったことの罪悪感」を、ついつい忘れてしまいます。

仕事が早い人もまた、その日のうちにメール返信を済ませ未処理フォルダにメールを残さず、後々余計な仕事は増やしません。
未処理フォルダにメールを残さない。
ラクに仕事をして行く上で、ぜひ実行してみてはいかがでしょうか。




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