ビジネスの世界における「電話のかけ方」と「電話の切り方」

日頃の仕事であなたはどんな風に電話をかけていますか？
特に社内からの固定電話の場合はどうでしょう…

そこで、ここではビジネスの世界における「電話のかけ方」と「電話の切り方」について、改めて確認していきましょう。

電話をかける基本の4ステップ

電話でスムーズに話すためには、話す材料を整理し、準備しておくことが欠かせません。
下記の4つの基本ステップで、正確でムダのない会話を心がけましょう。

➀相手の情報を確認する
名刺などで所属部署、肩書、直通電話番号、そして名前をフルネームで確認しましょう。
かけた部署に同姓の人が複数いれば「どちらの鈴木でしょう」と聞き返されることも考えられるからです。

➁メモと筆記具を用意する
自分からかけておいて、相手と話がつながってから、「ちょっと待ってください」と言ってメモを探すのは手際が悪すぎます。

➂言いたい内容を箇条書きに
話すべきことを書き出しておくと漏れがなく、正確な話ができます。
メモを見ながら、初めに「〇〇の件でお電話いたしました」と簡潔に用件を伝えましょう。

➃「笑声」で名乗る
電話は顔が見えないだけに、声の印象がすべてです。
微笑みながら話すイメージで、声を笑顔にしましょう。

意外と注意すべき「電話の切り方➀」

電話は顔が見えないものだが、その姿勢や動作は受話器越しに伝わるものです。
特に電話の終わりには人柄が表れます。

「それでは失礼いたします」と終わりのあいさつをしながら電話に向かって頭を下げると、自然に声がやや低く落ち着き、相手に真摯な態度が伝わるものです。
見えないからこそ、相手はその態度を敏感に感じ取るのですね。

そして通話を終えるときは、受話器をガチャンと置かずに、そっと受話器のフックを指で押すと、相手の耳に強い音が届かず、ていねいな感じで切ることができます。
自分が先に切るときはもちろん、相手が先に切った場合でも同じように…
いつでも、誰に対してもそっと切る癖をつけておけば、いざというときに失敗がないのです。